Pokud se rozhodujete založit obchodní korporaci, jako například společnost s ručením omezením, nebo akciovou společnost, může se stát, že narazíte na problém s vytvořením sídla firmy, a protože sídlo firmy je jedním z hlavních aspektů zakladatelské smlouvy, může vám jeho absence způsobit nemalé potíže.
Sídlo firmy je podle zákoníku takové místo, kde se zpravidla scházejí hlavní představitelé společnosti a diskutují zde o zásadních problémech firmy. Každá obchodní korporace přitom musí nějaké sídlo mít. Donedávna přitom platilo, že sídlo firmy uvedené ve veřejném rejstříku musí být skutečným sídlem firmy. To se však před několika lety změnilo – nyní je možné uvést při založení akciové (či jiné) společnosti i místo, kde ve skutečnosti firma nesídlí, je třeba ovšem souhlas vlastníka nemovitosti s tím, že zde firma sídlit může. Sehnat toto oprávnění však mnohdy nebývá snadný úkon, proto se v posledních několika letech výrazně rozmohly takzvané virtuální kanceláře, nebo také virtuální sídla.
Virtuální sídla přijdou vhod zejména těm, kteří nepotřebují stálý kontakt se zákazníky a sídlo firmy opravdu hledají „pouze kvůli formalitám“, avšak podnikatelům, kteří příležitostně vykonávají schůzky s klienty se sídlo může hodit také. A co je vlastně virtuální sídlo? Virtuální kancelář tvoří jakési pomyslné sídlo společnosti, které vyřizuje především korespondenci zasílanou na vaši firmu, avšak může sloužit také jako místo k setkávání s klienty, neboť mnoho virtuálních sídel v dnešní době již propůjčuje k užívání i jednací místnosti. Za co však zájemce o virtuální kancelář opravdu platí, nejsou fyzické kanceláře, nýbrž pouze adresa, která navenek působí jako skutečné sídlo firmy, doopravdy však zůstává sídlem virtuálním (pomyslným).
Adresy takovýchto sídel bývají většinou ve velkoměstech, jako jsou například Praha nebo Brno, a právě z tohoto důvodu dodávají firmě na prestiži. Zároveň jsou virtuální kanceláře poměrně levnou záležitostí, pokud je porovnáváme například s cenou za pronajmutí kanceláře. Virtuální sídla neušetří pouze peníze, ale také potíže se sousedy, či daňovými kontrolami, nejdůležitější však je, že vám každé virtuální sídlo poskytne souhlas se sídlem firmy (některé společnosti dokonce vytvářejí i cedulku s vaším jménem, kterou věší na dveře). Virtuální kancelář se tudíž hodí pro všechny, kteří chtějí trochu ušetřit a přitom povýšit svou firmu na vyšší úroveň.
Se založením virtuálního sídla nebývají většinou žádné potíže. Jedná se vlastně pouze o několik schůzek s prodejcem a o podepsání několika dokumentů souvisejících s pronájmem. Co je však na celém procesu složitější, je vybrat si tu správnou firmu, přes kterou si budete virtuální kancelář pořizovat. V tomto ohledu se vyplatí opravdu nikam nespěchat a postupně si všechny společnosti nabízející virtuální kanceláře, jak se tak říká „proklepnout“. Ušetříte si tím zbytečné nervy, zklamání a také vyhozené peníze. Je také dobré se před podepsáním smlouvy o pronajetí virtuálního sídla jet na prostory podívat. Většinou se jedná o nebytové prostory, které již nejsou využívané, ale v žádném případě by se nemělo jednat například o sklepy domů, či kočárkárny.
